Politique de confidentialité

1. Qui est responsable

Le responsable du traitement de vos données personnelles est l’éditeur de Chiffra : AFFINITY HOUSE FACTORY, dont les coordonnées figurent à l’article 1 des conditions d’utilisation.

Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@chiffra.pro.

2. Ce que nous collectons, et pourquoi

Chiffra ne collecte aucune donnée sensible au sens du RGPD (santé, opinions, origine, orientation) et n’en demande jamais. Ne renseignez pas de telles informations dans les champs libres.

3. Les données de vos clients et de vos partenaires

En utilisant Chiffra, vous enregistrez des informations sur des personnes qui ne sont pas vos utilisateurs : le nom et l’adresse de vos clients, les coordonnées de vos sous-traitants et fournisseurs, les entreprises que vous consultez, et parfois le devis d’une autre entreprise.

Pour ces données, c’est vous le responsable du traitement et l’éditeur agit comme sous-traitant : il ne les traite que pour vous fournir le service, sur votre instruction, et ne s’en sert pour aucune autre finalité. Un accord de sous-traitance formel peut vous être remis sur demande.

Il vous appartient d’informer ces personnes et de disposer d’un fondement pour enregistrer leurs données.

3 bis. Chiffra sur WhatsApp

Si vous choisissez de relier WhatsApp, Chiffra reçoit le numéro au format international fourni par WhatsApp, son identifiant technique lorsqu’il existe, les messages que vous envoyez, leurs horodatages, ainsi que les légendes et références des photos, PDF ou vidéos que vous confiez au service. Ces données servent uniquement à vous répondre, à ranger vos pièces et à vous donner accès à vos documents et alertes dans cette discussion.

Une photo ou un PDF que vous envoyez avec une légende, ou juste avant une question (dans le quart d’heure, cinq pièces au plus), est lu par l’assistant avec cette question, pour y répondre (point 6). Sans question de votre part, la pièce est seulement rangée dans « À rattacher ».

Un numéro seul ne suffit jamais à vous identifier. La liaison se fait par un code affiché dans l’application, valable dix minutes et utilisable une seule fois. Chiffra ne conserve que l’empreinte de ce code, jamais le code lui-même.

Ce canal passe par Meta, plateforme WhatsApp Business, qui agit comme sous-traitant pour transporter les messages. Chiffra sur WhatsApp est réservé aux numéros dont l’indicatif appartient à l’Espace économique européen. Les messages et références de pièces sont conservés tant que le numéro reste lié et, pour le fil de conversation, selon la durée de votre compte indiquée au point 7.

Vous pouvez délier votre numéro à tout moment dans Paramètres › Intégrations. Le lien, le numéro, ses événements, leurs textes, légendes et références de médias sont alors effacés ; un traitement déjà en cours peut finir pendant trois minutes au plus avant son effacement.

Les messages vocaux que vous envoyez à Chiffra sur WhatsApp sont transcrits en texte par Mistral AI, entreprise française, sur des serveurs situés dans l’Union européenne ; nos appels ne servent pas à entraîner ses modèles. Le texte obtenu est ensuite traité comme un message écrit.

3 ter. Votre boîte Gmail, si vous la branchez

Brancher votre boîte Gmail est facultatif. Vous le faites dans Paramètres › Intégrations, et Google vous montre alors ce que Chiffra demande.

Ce que Chiffra lit. Deux choses dans votre boîte, et seulement celles-là :

• les pièces jointes — les PDF et les photos jointes à un mail (pas les images incorporées, comme une signature) : elles arrivent dans « À rattacher », avec l’expéditeur et l’objet du mail qui les portait ;
• les mails échangés avec vos clients, c’est-à-dire avec les adresses enregistrées sur leurs fiches : Chiffra en garde l’expéditeur, l’objet, la date et le texte (20 000 caractères au plus), et les range dans le suivi du client et, s’il n’a qu’un projet, dans ce projet.

Le reste de votre boîte n’est ni lu ni conservé. Au premier branchement, Chiffra ne remonte que les trente derniers jours ; ensuite, il relève ce qui arrive, environ toutes les quinze minutes.

Ce que Chiffra envoie. Rien, sauf si vous l’autorisez en plus (« Autoriser l’envoi depuis votre boîte »). Dans ce cas seulement, quand un membre de votre entreprise appuie sur « Envoyer depuis ma boîte », Chiffra envoie ce mail-là, à votre client, à l’adresse de sa fiche, à votre nom. Aucun mail ne part automatiquement. Chiffra ne peut ni supprimer ni modifier un mail de votre boîte.

Où c’est gardé. L’autorisation que Google nous remet est conservée chiffrée dans le coffre de notre base de données, en France. Les pièces et les échanges rangés sont conservés dans votre espace Chiffra, comme vos autres documents.

Comment reprendre la main. Débrancher votre boîte dans Paramètres › Intégrations efface l’autorisation chez nous et la retire aussi chez Google : Chiffra ne peut plus rien lire ni envoyer. Les pièces et les échanges déjà rangés restent dans votre espace — ce sont souvent vos pièces comptables — jusqu’à ce que vous les supprimiez ou jusqu’à la suppression de votre compte (point 7). Vous pouvez aussi retirer l’accès à tout moment depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).

Usage limité. L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par Chiffra respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’usage limité (Limited Use requirements). En particulier, les données de votre boîte :

• ne servent qu’aux fonctions décrites ci-dessus, que vous voyez dans l’application ;
• ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni transmises à un courtier en données ;
• ne servent pas à entraîner un modèle d’intelligence artificielle ;
• ne sont lues par aucune personne de notre équipe, sauf avec votre accord explicite, pour la sécurité du service, ou si la loi l’impose.

3 quater. Votre Pennylane, si vous le branchez

Brancher votre Pennylane est facultatif. Vous le faites dans Paramètres › Intégrations, en collant un jeton que vous créez vous-même dans Pennylane, en lecture seule : Chiffra refuse un jeton qui pourrait modifier votre comptabilité.

Ce que Chiffra lit. Vos factures clients, pour compter vos ventes dans le Pilotage (une facture déjà émise par Chiffra ne compte qu’une fois) ; vos factures fournisseurs, avec leur pièce, qui arrivent dans « À rattacher » déjà lues ; vos opérations bancaires, que vous retrouvez dans « Transactions » pour les justifier et les classer. Ni devis, ni brouillons. Au premier branchement, Chiffra remonte deux ans de ventes et d’opérations bancaires, et vos factures d’achat depuis le début du mois précédent ; ensuite, il relève environ une fois par jour, et quand vous le demandez. Ces données ne sont pas lues par une intelligence artificielle : les montants viennent de Pennylane.

Ce que Chiffra écrit chez Pennylane. Rien.

Où c’est gardé. Le jeton est conservé chiffré dans le coffre de notre base de données, en France, et ne vous est jamais remontré. Ce qui est lu est conservé dans votre espace Chiffra, comme vos autres documents.

Comment reprendre la main. Débrancher Pennylane dans Paramètres › Intégrations efface le jeton : Chiffra ne peut plus rien lire. Ce qui est déjà arrivé reste dans votre espace jusqu’à ce que vous le supprimiez ou jusqu’à la suppression de votre compte (point 7). Vous pouvez aussi supprimer le jeton à tout moment dans Pennylane.

3 quater bis. Votre Qonto, si vous le branchez

Brancher votre compte Qonto est facultatif. Vous le faites dans Paramètres › Intégrations, en collant l’identifiant et la clé d’API que vous prenez vous-même dans Qonto. Chiffra ne fait que lire : il ne passe aucun virement et ne modifie rien chez Qonto.

Ce que Chiffra lit. Le nom de vos comptes et la fin de leur IBAN, pour que vous reconnaissiez le bon ; vos opérations passées (date, libellé, montant, nom du tiers, catégorie donnée par Qonto, et si une pièce y est déjà jointe), que vous retrouvez dans « Transactions » pour les justifier et les classer. Ni les opérations en attente, ni les pièces elles-mêmes. Au premier branchement, Chiffra remonte deux ans d’opérations ; ensuite, il relève environ une fois par jour, et quand vous le demandez. Ces données ne sont pas lues par une intelligence artificielle : le copilote de Chiffra ne lit jamais votre banque.

Ce que Chiffra écrit chez Qonto. Rien.

Où c’est gardé. La clé est conservée chiffrée dans le coffre de notre base de données, en France, et ne vous est jamais remontrée. Ce qui est lu est conservé dans votre espace Chiffra, comme vos autres documents.

Comment reprendre la main. Débrancher Qonto dans Paramètres › Intégrations efface la clé : Chiffra ne peut plus rien lire. Ce qui est déjà arrivé reste dans votre espace jusqu’à ce que vous le supprimiez ou jusqu’à la suppression de votre compte (point 7). Vous pouvez aussi révoquer la clé à tout moment dans Qonto.

3 quinquies. Si vous êtes un particulier

Votre espace vous appartient : la description et les photos de votre projet, les estimations que Chiffra en tire, les devis reçus que vous faites analyser. Aucune entreprise n’y a accès. Pour estimer un projet ou relire un devis, son contenu est transmis au modèle d’intelligence artificielle (point 6).

Trouver une entreprise. Chiffra vous montre d’abord les entreprises inscrites qui ont choisi de se montrer aux particuliers dans votre département, puis des entreprises du registre public (INSEE, annonces légales, annuaire RGE de l’ADEME). Chiffra ne vend ni votre recherche ni votre demande à une entreprise.

Demander ou réserver une visite. Rien ne part sans votre accord : la case qui l’autorise n’est jamais cochée d’avance, et sans elle la demande est refusée. Quand vous l’acceptez, l’entreprise choisie reçoit votre nom, votre adresse e-mail, votre téléphone si vous le donnez, votre commune, votre message et les créneaux proposés — et votre estimation (sa description, ses lignes et ses totaux, sans les photos) seulement si vous cochez « Joindre mon estimation ». L’entreprise devient alors responsable de ces données pour organiser la visite et vous répondre (point 3) ; vous êtes prévenu par e-mail de chacune de ses réponses.

Ce qu’une annulation efface, et ce qu’elle n’efface pas. Annuler votre demande retire le rendez-vous de l’agenda de l’entreprise et clôt la demande. Ce qu’elle a déjà reçu reste dans son carnet de clients, sous sa responsabilité : pour le faire effacer, adressez-vous à elle — Chiffra vous y aide sur simple demande (point 8).

3 sexies. Votre agenda Google, si vous le branchez

Brancher votre agenda Google est facultatif, et indépendant de votre boîte Gmail. Vous le faites dans Paramètres › Intégrations, et Google vous montre alors ce que Chiffra demande.

Ce que Chiffra écrit. Vos rendez-vous prévus ou confirmés dans Chiffra — y compris les visites qu’un particulier vous demande et que vous acceptez, ou qu’il réserve sur vos horaires — s’inscrivent dans votre agenda principal, avec leur titre (« Visite — » et le nom du client), leur lieu, leur objet et un lien vers Chiffra. Un rendez-vous déplacé y est déplacé, un rendez-vous annulé en est retiré. Chiffra ne touche à aucun autre rendez-vous de votre agenda et n’invite personne.

Ce que Chiffra lit. Seulement vos heures occupées — ni le titre, ni le lieu, ni les participants de vos rendez-vous — pour ne jamais proposer à un particulier un créneau où vous êtes déjà pris. Elles sont relues environ chaque heure, et quand un particulier ouvre vos créneaux (au plus une fois par quart d’heure).

Où c’est gardé. L’autorisation que Google nous remet est conservée chiffrée dans le coffre de notre base de données, en France. Vos heures occupées sont remplacées à chaque lecture.

Comment reprendre la main. Débrancher votre agenda dans Paramètres › Intégrations efface chez nous l’autorisation et vos heures occupées, et la retire aussi chez Google — sauf si votre boîte Gmail est branchée avec le même compte Google, car Google retirerait alors aussi l’accès à la boîte : Chiffra ne peut de toute façon plus rien écrire ni lire dans votre agenda, et vous pouvez retirer l’accès depuis votre compte Google (myaccount.google.com/permissions). Les rendez-vous déjà inscrits restent dans votre agenda : c’est le vôtre.

Usage limité. Les engagements d’usage limité du point 3 ter valent aussi pour votre agenda : ces données ne servent qu’aux fonctions décrites ici, ne sont ni vendues ni utilisées pour de la publicité, n’entraînent aucun modèle d’intelligence artificielle, et ne sont lues par personne de notre équipe sans votre accord.

3 septies. Si votre entreprise figure dans l’annuaire de Chiffra

Pour aider les particuliers à trouver une entreprise du bâtiment près de chez eux, Chiffra publie un annuaire rempli à partir de sources publiques : le répertoire Sirene de l’INSEE (par l’API Recherche d’entreprises de l’État), les annonces légales du BODACC et l’annuaire des professionnels RGE de l’ADEME. Chaque information porte la date à laquelle elle a été lue.

Ce qui est publié. Le nom de l’entreprise, son numéro SIREN (et le SIRET de l’établissement), sa forme juridique, son activité, sa date de création, sa commune et son code postal (jamais l’adresse complète), son état (active ou fermée), ses qualifications RGE en cours et les procédures collectives publiées au BODACC. Aucun téléphone, aucune adresse e-mail, rien qui vienne de Google. Pour un entrepreneur individuel, le nom publié est celui du registre public : c’est une donnée personnelle, et ce point vous est destiné.

Ce qui n’est jamais publié. Une entreprise « non diffusible » au répertoire Sirene (diffusion partielle) n’a pas de page.

Pourquoi. Permettre à un particulier de trouver une entreprise, à partir d’informations que la loi rend déjà publiques (intérêt légitime de Chiffra et des particuliers, article 6.1.f du RGPD). Chiffra ne vend aucun contact. Quand un particulier demande à être mis en relation avec une entreprise absente de Chiffra, celle-ci peut être prévenue — par téléphone ou par e-mail, à partir de ses coordonnées professionnelles publiques — et peut s’y opposer à tout moment.

Vos droits. Vous pouvez réclamer votre page pour la compléter, faire corriger une erreur, ou vous opposer à la publication : le lien « Signaler cette page » de votre fiche, ou un message à contact@chiffra.pro. Une demande de retrait n’est jamais refusée ; une fois retirée, votre entreprise n’est plus ni stockée ni affichée par l’annuaire, même quand le registre public la mentionne encore. Vos autres droits sont au point 8.

4. Vos prix alimentent des repères communs

Chiffra calcule ses repères de prix à partir de ce que ses utilisateurs chiffrent réellement. Cette contribution est une condition d’utilisation du service, prévue à l’article 8 des conditions d’utilisation : elle n’est pas une option que vous activez, et il n’existe pas de version de Chiffra sans elle.

Elle est bornée par quatre règles :

• seuls des agrégats sont conservés et diffusés — médianes et fourchettes par ouvrage, métier et région ;
• rien n’est calculé en dessous de cinq entreprises contributrices distinctes pour une même maille, parce qu’un chiffre issu de trois entreprises désigne ces trois entreprises ;
• aucun élément d’identité ne suit la donnée — ni raison sociale, ni SIRET, ni chantier, ni client ;
• ces repères ne sont ni vendus ni cédés à des tiers.

Ce que cela implique, et qu’il vaut mieux savoir avant. Une fois l’agrégat calculé au-delà du seuil, il ne désigne plus personne : il cesse d’être une donnée personnelle, et les droits du point 8 ne s’y appliquent plus. Supprimer votre compte retire vos prix du calcul pour l’avenir, mais ne défait pas les moyennes déjà publiées — on ne peut pas retirer une goutte d’eau d’un seau.

Cette contribution n’est pas encore active. À ce jour, aucun de vos prix n’alimente quoi que ce soit. Vous l’acceptez en créant votre compte pour qu’elle puisse le devenir sans nouvelle démarche de votre part ; les quatre règles ci-dessus s’appliquent dès le premier jour où elle fonctionne.

5. Qui d’autre y a accès

Aucune donnée n’est vendue, louée, ni transmise à des tiers à des fins publicitaires. Les prestataires techniques suivants interviennent, chacun pour une tâche précise :

Le support de Chiffra peut, pour vous aider ou comprendre une panne, voir votre compte tel que vous le voyez — en lecture seule : rien ne peut y être modifié, envoyé ni dépensé, et ce n’est pas l’interface qui l’empêche mais une règle de la base de données. Chaque accès est réservé à l’éditeur, porte un motif, dure une heure au plus, et vous le voyez dans vos paramètres (qui, quand, pourquoi).

Vos conversations avec le copilote restent privées. L’équipe de Chiffra ne lit une réponse que si vous la partagez (« Partager avec l’équipe Chiffra », sous la réponse) : elle voit alors cette réponse, la demande qui la précède et votre mot — rien d’autre de la conversation.

6. Transferts hors d’Europe

Quand vous utilisez l’assistant (dans l’application ou sur WhatsApp), déposez une pièce à analyser, ou demandez des propositions de lignes de métré, le contenu concerné est transmis à Anthropic, aux États-Unis, pour être traité. Selon la fonction, cela peut inclure :

• la description de votre chantier et les lignes de votre métré ;
• le fichier PDF ou l’image que vous déposez — y compris, le cas échéant, le devis d’une autre entreprise, avec son nom et ses prix ;
• le texte de vos messages à l’assistant ;
• si vous êtes un particulier, la description et les photos de votre projet, et le devis reçu que vous faites analyser ;
• les pièces jointes que Chiffra récupère dans votre boîte Gmail, si vous l’avez branchée, pour en tirer le fournisseur, le montant et la date ;
• le texte d’un mail échangé avec un client, quand vous demandez à Chiffra de le lire ou d’y répondre.

Ce transfert est encadré par l’accord de traitement des données d’Anthropic, qui intègre les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les contenus transmis via l’interface professionnelle ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles. Anthropic les efface de ses serveurs dans les trente jours, sauf obligation légale ou lutte contre les abus ; le résultat, lui, reste dans votre compte.

Une seule chose part sans geste de votre part : les pièces jointes récupérées dans votre boîte Gmail, si vous l’avez branchée, sont lues dès leur arrivée pour proposer leur classement — vous confirmez toujours avant tout rangement. Le reste — vos chantiers, vos prix, vos devis, vos mails — ne part que lorsque vous le demandez à Chiffra.

WhatsApp et paiement. Meta transporte les messages et pièces du canal WhatsApp et les conserve au plus trente jours pour les acheminer ; ils peuvent être traités aux États-Unis, dans le cadre des mécanismes de transfert prévus par le RGPD que Meta applique. Stripe, quand le paiement réel est ouvert, traite les données de paiement depuis l’Irlande et peut les transférer aux États-Unis, dans le cadre de protection des données UE–États-Unis et des clauses contractuelles types.

Vérification d’une entreprise. Pour retrouver la fiche publique d’une entreprise (son téléphone, son site), son nom et son adresse, tels qu’ils figurent au registre public des entreprises, sont envoyés à Google (Places), qui peut les traiter aux États-Unis dans le cadre des clauses contractuelles types. Les coordonnées obtenues sont masquées passé trente jours, comme Google l’exige.

7. Combien de temps

• Vos données de compte et de chiffrage : tant que votre compte existe. Vous pouvez demander la suppression de votre compte : elle a lieu trente jours après la demande, et vous pouvez l’annuler d’ici là. Elle efface aussi ce que Chiffra a récupéré de votre boîte Gmail, de votre Pennylane et de votre Qonto, révoque chez Google les accès à votre boîte et à votre agenda, et efface la copie de sauvegarde de vos documents. Les sauvegardes quotidiennes de la base, elles, tournent : ce qui a été effacé en disparaît en huit jours au plus.
• Compte inactif : après trois ans sans connexion, vous êtes averti par e-mail, puis le compte et ses données sont supprimés si vous ne vous connectez pas dans le mois qui suit ; il suffit de vous connecter pour le garder.
• Journaux techniques : douze mois au maximum.
• Pannes : chaque occurrence (votre compte, l’écran, le moment) est effacée au bout de trente jours ; la panne elle-même, sans personne, jusqu’à sa correction.
• Vos messages à l’équipe : un an après le dernier échange, puis effacés.
• Votre avis sur une réponse du copilote : tant que cette réponse existe.
• Coordonnées d’une entreprise lues chez Google : masquées passé trente jours ; une nouvelle vérification les relit.
• Vos heures occupées (agenda Google branché) : remplacées à chaque lecture, effacées quand vous débranchez l’agenda.
• Vos demandes de visite (si vous êtes un particulier) : tant que votre compte existe. Ce que l’entreprise a reçu, elle le garde sous sa propre responsabilité (point 3 quinquies).
• Accès du support à votre compte : la trace (qui, quand, pourquoi) est gardée tant que votre compte existe, et vous la lisez dans vos paramètres.
• Preuve de l’acceptation des conditions : conservée pendant la durée du compte et cinq ans après, pour la prescription.
• Paiement : Chiffra conserve l’offre, la période et les factures de l’abonnement ; votre numéro de carte est traité par Stripe et n’est jamais visible de Chiffra.
• Repères de prix agrégés (point 4) : sans limite de durée, puisqu’ils ne désignent plus personne. Vos prix individuels, eux, suivent le sort de votre compte.

7 bis. Paiement et conditions de vente

Lorsque le paiement réel est ouvert, vous réglez par carte auprès de Stripe. Chiffra ne reçoit ni ne conserve votre numéro de carte. Il garde les informations nécessaires à votre abonnement : l’offre, sa période, les identifiants techniques de l’abonnement et les factures associées.

Avant une souscription, Chiffra conserve la preuve de votre acceptation des conditions de vente : le membre qui les a acceptées, leur version et le moment de l’acceptation. Cette preuve est conservée selon la durée indiquée ci-dessus.

8. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité sur vos données. Vous pouvez les exercer en écrivant à contact@chiffra.pro ; il y est répondu sous un mois.

Sans attendre, l’archive que vous téléchargez dans Paramètres › Compte (« Télécharger mes documents ») réunit vos devis, factures, encaissements, achats et clients, vos estimations et vos devis reçus analysés, et ce que Chiffra a lu dans votre Pennylane et votre Qonto.

Ces droits portent sur les données qui vous désignent. Ils ne s’appliquent pas aux repères agrégés du point 4, qui ne désignent plus personne une fois le seuil de cinq entreprises franchi — c’est dit là-bas, et répété ici pour qu’on ne le découvre pas trop tard.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise de façon automatisée : les chiffres proposés par Chiffra n’ont d’effet que ceux que vous leur donnez.

9. Cookies et traceurs

Chiffra ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience. Il n’y a ni Google Analytics, ni pixel, ni traceur tiers — c’est pourquoi vous ne voyez pas de bandeau de consentement.

Pour rester connecté, l’application conserve un jeton de session dans le stockage local de votre navigateur. Il est strictement nécessaire au fonctionnement du service et disparaît à la déconnexion. Les polices de caractères sont servies depuis nos propres serveurs : aucune requête n’est adressée à un tiers pendant votre navigation.

10. Sécurité

• Les données sont hébergées dans l’Union européenne et chiffrées en transit.
• Aucun mot de passe n’est stocké : la connexion se fait par un code à usage unique envoyé par e-mail.
• Chaque organisation est cloisonnée au niveau de la base de données : une règle serveur, et non l’interface, empêche un compte d’atteindre les données d’une autre entreprise.
• Les documents déposés sont stockés dans un espace privé, non accessible publiquement.

Si une violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vous survenait, vous en seriez informé, ainsi que la CNIL, dans les délais prévus par le RGPD.

11. Modifications

Cette politique évolue avec le service. Toute modification de fond change le numéro de version affiché en tête de ce document et vous est notifiée par e-mail.